RPA: как превратить рутину в возможности для роста

Пока офисные работники тратят треть дня на копирование данных и заполнение форм, программные роботы незаметно берут эту работу на себя. Около тысячи крупных российских компаний уже оценили выгоду технологии RPA. Роботы в компьютерах составляют сложные отчеты, рассчитывают субсидии, контролируют отгрузку вагонов.

Офисные специалисты тратят 3–4 часа в день на рутинные задачи, не требующие экспертных знаний. Как следствие – снижение общей продуктивности отдела и компании, профессиональное выгорание и потеря сотрудника. Решение – внедрение технологии RPA (от англ. Robotic Process Automation) – программная автоматизация процессов. Это роботы в компьютерах, которые точно так же, как люди, кликают мышкой, копируют данные, заполняют формы и работают с почтой. Они автоматизируют рутину, подобно удаленному системному администратору, чьи действия вы видите на экране, но не совершаете их сами.

Чем классическая автоматизация отличается от роботизированной (RPA)

Классическая автоматизация требует глубокой интеграции систем через API, программирования «с нуля» и изменяет бэкенд-архитектуру, что подходит для сложных сквозных процессов, но реализуется долго и дорого (пример: ФГИС «Госуслуги», системы класса ERP, MES и т.п.).

RPA работает поверх существующих интерфейсов программного обеспечения (ПО), без доступа к API или бэкенду, имитируя действия пользователя. Это позволяет автоматизировать процессы без изменений внутри информационных систем (ИС).

Какие бизнес-процессы можно роботизировать в госуправлении

Внедрение RPA в российском госсекторе началось в 2017–2018 годах: в ПФР, ФНС, Росреестре и передовых региональных МФЦ Москвы и Казани. С 2019 года роботизация бизнес-процессов была рекомендована на государственном уровне и стала частью стратегии федеральной программы «Цифровое государственное управление». Например, в п. 4.6 говорилось, что «органы государственной власти и органы местного самоуправления получат в распоряжение эффективные механизмы автоматизации своей деятельности».

RPA – действительно эффективный инструмент для перевода бюрократических процедур в цифру, потому что в этой сфере большое количество рутинных процессов. Например, в Пенсионном фонде роботы могут автоматизировать массовую обработку заявлений на пенсии и пособия, включая сверку данных и формирование выплатных дел. Это сокращает сроки выполнения с нескольких недель до дней и снижает количество ошибок. В многофункциональном центре с помощью RPA можно ускорить проверку документов от граждан и автоматически заполнять заявления в ведомственные ИС. В налоговой службе программные роботы могут взять на себя обработку деклараций, проверку контрагентов и формирование реестров.

Роботизация забирает на себя рутину, позволяя госслужащим сосредоточиться на помощи гражданам в сложных ситуациях и повышать общее качество услуг.

Как подготовиться к эффективной роботизации процессов

RPA – мощный инструмент, но его успех во многом зависит от подхода к внедрению внутри компании. Слишком часто организации, очарованные возможностями новой технологии, начинают ее внедрение «с колёс», сталкиваясь с перерасходом бюджета, недовольством сотрудников и отсутствием ожидаемого эффекта.

Поэтому прежде чем приступать к роботизации процессов, нужно провести подготовительную работу.

Вот обязательные шаги для запуска RPA-проекта:

1.    Увлеките идеей высшее руководство

Без явной и активной поддержки со стороны топ-менеджмента любой проект, включая RPA, обречен на трудности, а возможно, и провал. Высшее руководство обеспечивает стратегическое видение, приоритезацию проекта среди других инициатив и его финансирование, снятие административных и организационных барьеров.

2.    Подготовьте коллектив к изменениям

При запуске RPA-проекта зачастую неизбежно сопротивление персонала. Сотрудники воспринимают роботов как конкурентов. Для работы с этим сопротивлением требуется ликвидация RPA-безграмотности: нужно формировать культуру роботизации, рассказывать о технологии и её преимуществах, демонстрировать похожие кейсы и проводить другие мероприятия для популяризации.

3.    Проведите скоринг процессов и посчитайте эффекты от RPA

Цель скоринга – не просто найти процессы для RPA, а выявить самые подходящие и выгодные и отсеять те, которые кажутся простыми, но на деле имеют много сложностей для эффективной роботизации. У ЦТР «Некст» есть авторский подход к выявлению процессов, подходящих для роботизации, и собственная уникальная методика по подсчету эффектов от RPA. Она позволяет помимо основного эффекта FTE учитывать еще восемь дополнительных источников эффективности: от оптимизации трудозатрат до сокращения расходов на ИТ-решения и рекрутинг. Эта методика была разработана совместно с группой компаний «Деловые решения и технологии» (ДРТ, экс-Deloitte) и ПАО «Магнитогорский металлургический комбинат» специально для внедрения масштабных RPA-решений на крупных предприятиях.

4.    Сформируйте рабочую группу

После выбора процессов для роботизации важно сформировать экспертную группу внутри организации. Она будет отвечать за детализацию требований, взаимодействие с вендором и интегратором, тестирование, внедрение и дальнейшую поддержку роботизированных решений. В эту рабочую группу должны войти специалисты, отвечающие за ИТ в компании, управленцы и сотрудники из подразделений, чьи процессы будут роботизировать.

5.    Выберите вендора RPA-платформы и интегратора

Выбор RPA-платформы и интегратора для госкомпании — критически важный процесс, требующий учета специфики государственного сектора, требований информационной безопасности, нормативного соответствия, прозрачности закупок и долгосрочной устойчивости. В приоритете – соответствие требованиям ФЗ-152, ФСТЭК и ФСБ; стабильность и масштабируемость платформы, подтверждённые тестами даже на пилоте. Выбирайте вендора с проверенным опытом на российском рынке и прозрачной моделью лицензирования. При выборе интегратора ключевые критерии – наличие успешных кейсов автоматизации аналогичных процессов и официальный партнерский статус у выбранного вендора платформы. Важно также применение RPA в связке с технологиями Task/Process Mining.

«Я подумаю»: сомнения и страхи заказчика

Внедрение RPA в реальности обходится намного дешевле, чем классическая автоматизация. Стоимость внедрения одного робота для несложного процесса начинается от 500 тысяч рублей. Несложный процесс может выглядеть так: перенос данных из почты в Excel, структурирование данных в таблице, формирование отчёта на их основе и подготовка шаблона письма для отправки. Как показали представленные выше кейсы, роботизация подобных процессов позволяет готовить стратегически важные для компании отчёты не за день, а за час. К тому же программные роботы могут делать это круглосуточно. То есть руководитель или специалист получает важную информацию к началу рабочего дня – максимально оперативно.

«У нас нет рутинных процессов»

Рутинные процессы есть в любом госучреждении – просто они не всегда очевидны для высшего руководства, потому что оно не погружено в них глубоко, а использует уже итоговый результат для анализа и принятия управленческих решений. К рутинным бизнес-процессам в организации относят такие, в которых есть действия: одинаковые и часто повторяемые (ежечасно, ежедневно, еженедельно); предсказуемые – выполняются по чётким правилам и стандартам; стабильные – процесс происходит всегда в одних и тех же программах с неизменным интерфейсом; не требующие творческого подхода, но отнимающие много времени. Идеальный процесс для RPA – тот, который человек выполняет «на автопилоте», по инструкции: однотипные отчёты, сверка реестров, обновление данных в межведомственных системах, проверка корректности заявлений граждан и т.п.

Программные роботы могут допустить ошибку, если на этапе разработки аналитикам и разработчикам были переданы неверные или неполные данные, некорректные примеры для тестирования или заказчик спустя рукава принимал работу на этапе внедрения. В мировой и российской практике RPA известны прецеденты «саботажа» против роботов: когда специалисты намеренно передавали команде интегратора ошибочные данные, чтобы подорвать авторитет новой технологии.
Поломки программных роботов также имеют конкретные причины: роботу прислали данные в искажённом формате, прислали не все необходимые данные, проблемы с корректностью данных, технические проблемы с инфраструктурой, существенные изменения в интерфейсах информационных систем и др.

Российские RPA-платформы, входящие в реестр отечественного ПО, сертифицированы ФСТЭК и ФСБ. Разработку можно развернуть в изолированном контуре, в котором учтены все требования критической информационной инфраструктуры. Доступ робота к данным строго регламентирован, а все действия логируются для аудита. 

Опытный RPA-интегратор имеет в штате большую команду всех необходимых специалистов, включая сильных разработчиков и круглосуточную техподдержку. ЦТР «Некст» реализует RPA-проекты полного цикла: от аудита процессов и разработки до мониторинга и оперативного исправления сбоев.

Получите бесплатную оценку ваших бизнес-процессов от экспертов ЦТР «Некст»! Мы возьмtм один типовой процесс в вашей организации, например, подготовку еженедельного отчёта. Зафиксируем время, которое тратят сотрудники на его подготовку, и покажем, за какое время эту задачу может выполнять наш робот, какие эффекты он принесёт и за какой период окупится.

Не откладывайте на потом, закажите оценку сейчас:

https://rpanext.ru/?popup=true