Программный робот для управления категорийных закупок за один год работы сэкономил почти 5 млн рублей

В управлении категорийных закупок ММК назвали фактический экономический эффект от внедрения программного робота, запущенного в промышленную эксплуатацию в апреле 2025 года: он составил 4,95 млн рублей. RPA-робот ускорил открытие и проведение торгов по аналитической потребности и свел количество ошибок в этом процессе к нулю.

Программный робот взял на себя рутину в задачах экономиста и выполняет две ключевые задачи: формирует отчет с аналитической потребностью и полностью эмулирует действия специалиста на электронной торговой площадке (ЭТП).

«Аналитическая потребность – это потребность на следующий год в материально-технических ресурсах. Чтобы не тратить время на заключение контрактов в следующем году, мы заранее подписываем рамочные договоры, фиксируя выгодную цену и сокращая срок поставки. Наш робот формирует отчет по аналитической потребности на основе данных за последние три года, дает рекомендацию, что и в каком объеме закупить, после чего, по запросу пользователя открывает торг на основании полученных рекомендаций из отчета, приглашает поставщиков, рассылает уведомления и осуществляет мониторинг проведения процесса торгов», – рассказал Александр Дубровский, экономист первой категории ПАО «ММК».

Преимущества внедрения RPA в закупках

Закупки – это сфера с огромным объемом данных и документов, где ошибки и задержки неизбежны. Программные роботы здесь не только ускоряют процессы, но и обеспечивают высокую рентабельность. RPA позволяет работать с неструктурированными данными (счета, договоры, почта), снижает количество ошибок в транзакциях и делает закупки прозрачными. Раньше операции по обработке заявок занимали до нескольких часов, теперь информация готова за минуты.

Екатерина Артемьева, ведущий экономист по выбору поставщика управления категорийных закупок работает совместно с RPA-роботом уже год и уверяет, что это очень удобно:

«О многих вещах перестаешь беспокоиться. Робот все делает, и твоя задача – даже не проконтролировать, а просто быть в курсе. Однозначно экономится время. Буквально вчера отправила заявку роботу и спокойна за процесс – знаю, что робот будет отслеживать активность участников в торгах. Я только лишь посмотрела, какие участники привлечены к этим торгам. До разработки и внедрения такого робота мы делали это все вручную. Бывают торги, где всё медленно подгружается, и пока идет загрузка, ничем другим заниматься не можешь. А сейчас у нас есть время для другой работы».

Михаил Верисов, директор Центра технологий роботизации «Некст»:

«RPA – это технология автоматизации бизнес-процессов программными роботами, которые работают в компьютерах. Инструмент активно используют в бизнесе и госструктурах, так как он быстро автоматизирует рутину и при правильном подходе к разработке дает сразу видимый экономический эффект. Для интеграции решения не нужен доступ к API – робот действует через интерфейсы программ: кликает по тем же кнопкам и вкладкам, что и человек. Поэтому их еще называют «цифровыми помощниками».

Они забирают на себя рутину: работают с почтой, Excel, Word, браузерами, 1С, Oracle и другими информационными системами. Главное, чтобы процесс состоял из однотипных повторяющихся операций, но за кажущейся простотой скрывается множество технических нюансов. Например, при разработке этого робота для управления категорийных закупок важно было учесть медленную загрузку страниц, альтернативные способы получения информации при сбоях в корпоративной системе и другие важные детали. Владелец процесса (экономист) при подготовке описания операций такие моменты даже не пропишет и не придаст им значения. Они обнаруживаются уже при разработке робота и его тестировании».

Роботизация бизнес-процессов в коммерческой дирекции

В коммерческой дирекции ММК (куда входит управление категорийных закупок) работает 40 программных роботов. Они охватывают все направления: от сбора котировок и данных о железнодорожных перевозках до формирования договорных документов и управления энергоресурсами. В планах подразделения на 2026 год — запуск еще 10 новых RPA-роботов, в том числе для:

- создания и актуализации базы данных расхода сырья за период;

- формирования заявок на спецодежду и СИЗ;

- мониторинга процедуры проведения торгов на ЭТП ММК;

- одобрения поставщиков в реестре ММК.

Справочно:

ПАО «Магнитогорский металлургический комбинат» (ММК) – ключевой заказчик Центра технологий роботизации «Некст». Внедрение RPA здесь – часть масштабной стратегии в области оптимизации бизнес-процессов. С 2019 года ЦТР «Некст» ввел в промышленную эксплуатацию в ММК 400 программных роботов.