Апгрейд сотрудников: ЦТР «Некст» научили офисных специалистов ММК разрабатывать программных роботов

Ведущие экономисты, бухгалтеры и менеджеры по персоналу создали 10 роботов для автоматизации собственных рутинных задач в работе. Цифровые ассистенты за несколько часов формируют объемные отчеты и дашборды, готовят справки-расчеты и даже следят за курсами валют. Роботов разработали во время обучения в «Лаборатории персональных роботов» – это образовательный проект от Центра технологий роботизации «Некст».

Как проходило обучение: от людей — к роботам

Новый проект Академии RPA от ЦТР «Некст» запущен для развития тренда гражданской разработки (Citizen Development). Это подход, при котором специалисты без навыков программирования сами разрабатывают программных роботов для автоматизации своих рутинных задач. Для этого они используют специализированную RPA-платформу, где способ роботизации бизнес-процессов похож на настройку умной колонки в приложении.

Пилотной группой в новом интересном проекте магнитогорских RPA-разработчиков стали сотрудники трех ключевых подразделений ПАО «ММК», реализующие операционный функционал – Дирекция по персоналу, Коммерческая дирекция и «ММК-Учетный центр». Обучение проходило в гибридном формате и длилось четыре недели. Первую половину курса специалисты изучали теорию и выполняли практические задания в рамках очных занятий. Из лекций они узнали подробнее об RPA (Robotic Process Automation) – технологии автоматизации бизнес-процессов при помощи программных роботов; где и для чего RPA применяют на ММК; какие процессы подходят под такой вид автоматизации; в каком программном обеспечении их разрабатывают и алгоритм роботизации в версии платформы для гражданской разработки.

«После изучения теории в рамках каждого урока слушатели сразу же закрепляли полученные знания на практике: работали в специализированной платформе Primo RPA Studio Citizen. Интерфейс этой программы интуитивно понятен и удобен. Пользователь не пишет код, а последовательно настраивает готовые шаблоны действий робота, вводя данные в простые формы. Такой вид разработки требует не знаний программирования, а только глубокого понимания собственного рабочего процесса и умения четко его описать», – рассказал Данил Шишкин, руководитель «Лаборатории персональных роботов». – «После изучения теории и знакомства с платформой специалисты выбрали наиболее подходящий под RPA бизнес-процесс в своей работе и уже самостоятельно создавали под него программного робота. Разработкой они занимались на своих рабочих местах при поддержке нашего ментора».

Роботы-помощники бухгалтеров, кадровиков, менеджеров по продажам

Бухгалтер из «ММК-Учетный центр» Наталья Никитенко самостоятельно разработала робота, который формирует справку-расчет по переоценке валютных средств. Его алгоритм состоит из пяти шагов: робот проверяет почту на наличие писем с отчетами от трех специалистов и загружает в компьютер их отчеты; затем мониторит и выгружает актуальный курс валюты ОАЭ дирхам с сайта ЦБ; формирует в Excel таблицу для загрузки в 1С; загружает все данные в 1С и формирует справку-расчет курсовых разниц по валютным операциям; отправляет справку руководителям отделов.

«Создавать робота было несложно, интерфейс программы понятен», – поделилась Наталья. – «Иногда возникали вопросы по написанию команд для робота, но наш ментор всегда был на связи и помогал. Главное – хорошо знать и понимать свой рабочий процесс. При создании робота на специальной платформе этот процесс нужно делить на маленькие шаги – то есть прописывать своего рода инструкцию для робота».

Бухгалтер Анна Харченко роботизировала ежемесячный отчет в формате Excel по заполнению формы с остатками материалов на балансе предприятия. Ранее на подготовку этого отчета у специалиста уходило два рабочих дня, т.к. необходимо было вручную соотносить и переносить данные в 6500 строк между двумя файлами. Теперь программный робот будет делать этот отчет за 9 часов и даже в ночное время. Бухгалтеру нужно будет только запустить робота вечером, перед уходом с рабочего места.

Робот для проверки должностных инструкций (ДИ) был разработан ведущим специалистом группы организационного развития из Управления персоналом ММК Марией Масальской. Ранее специалист вручную анализировала документы, тратя до 10 минут на каждый и рискуя пропустить ошибки или дублирование информации из-за монотонности процесса. Разработанный робот мгновенно проверяет файлы в Word на соответствие стандартам, определяет отсутствующие обязательные пункты. После роботизации процесса наличие ошибок и пропусков снизилось до 90%, а у Марии высвободилось до 1 часа рабочего времени ежедневно для более сложных и аналитических задач. В перспективе робот сможет автономно редактировать инструкции: удалять устаревшие разделы и добавлять новые пункты согласно актуальным требованиям.

Зарплатный автоматон для мгновенных расчетов создал Илья Бессонов, ведущий инженер группы организационного развития. Его робот отвечает на запросы сотрудников о размере заработной платы. Работники ранее обращались через почту, телефон или лично, что требовало ручного поиска данных в системе БОТиЗ и расчетов в Excel – каждый запрос занимал до 10 минут и имел риск передачи неверной информации. Теперь автоматон мгновенно рассчитывает зарплату и отправляет ответ сотруднику, полностью исключая ручные операции и неточности.

В пять раз сократил выполнение задачи робот, разработанный экономистом Татьяной Шибановой. При помощи RPA она автоматизировала процесс оформления отпусков через корпоративную информационную систему для документооборота. Теперь робот будет автоматически заполнять данные в системе и загружать необходимые файлы.

Другие роботы, разработанные специалистами ПАО «ММК» в рамках обучения в «Лаборатории персональных роботов»: робот для расчета налога на имущество, робот для сверки счетов-фактур с контрагентами (процесс сократился с 8 часов до 15 минут!), робот для расчета переменной части зарплаты 9127 сотрудников, робот-сборщик заявок на Дни открытых дверей для поставщиков, робот для переноса данных из CRM в дашборды.

Все программные роботы уже внедрены в деятельность подразделений. Их технической поддержкой займется ЦТР «Некст». У каждого созданного робота есть потенциал для доработки: его улучшения и расширения функционала. 

Зачем бизнесу гражданские разработчики: мнение экспертов и топ-менеджеров

Михаил Верисов, директор Центра технологий роботизации «Некст»:

«Гражданская разработка в RPA – это наилучший вид автоматизации процессов для малого бизнеса и отделов внутри больших компаний. Потому что для роботизации такого уровня выбираются несложные и небольшие бизнес-процессы, как правило, в которых не более 20 шагов. Это недорогой инструмент, который может быстро внедрить самостоятельно специалист, знающий хорошо этот процесс изнутри. Для такой роботизации не нужны многомиллионные инвестиции или месяцы ожидания – достаточно нескольких недель обучения, и сотрудник сам устранит операционные пробелы. Мы благодарны ПАО «ММК», что поддержали нас и увидели в «Лаборатории персональных роботов» высокий потенциал для повышения эффективности и качества работы своих специалистов».

Вадим Феоктистов, директор ООО «ММК-Информсервис»:

«RPA является ключевым инструментом цифровизации ММК. Мы занимаемся роботизацией не первый год, она доказала свою эффективность. Высокий потенциал мы видим и в гражданской разработке – новом этапе автоматизации на ММК, который повысит эффективность и качество работы наших специалистов».

Олег Парфилов, директор по персоналу ПАО «ММК»:

«Мы с вами живём в эпоху перемен, переходим от индустрии 3.0 к индустрии 4.0. Её особенность в том, что роботы и люди начинают работать в едином пространстве. Есть выражение «Время первых», оно применимо и к  нашим обучившимся специалистам. Они – люди из бизнеса, которые начали активно заниматься роботизацией. Это новая реальность для нас всех. По роду деятельности мне важно видеть людей, которые активно развиваются, получают новые навыки, так как это предпосылки к созданию новой корпоративной культуры».

Выпускники первого потока «Лаборатории персональных роботов» ЦТР «Некст» создали себе цифрового ассистента и как минимум избавили себя от профессионального выгорания, получили мощный заряд для реализации новых проектов. Хотите также?

Узнать подробности и записаться на обучение можно на сайте Академии RPA ЦТР «Некст»: https://rpanext.ru/academy/