Как персональные RPA-роботы забирают на себя рутину: кейсы

Центр технологий роботизации «Некст» научил специалистов ММК создавать персональных RPA-роботов. По итогам обучения в феврале они разработали программных роботов, которые формируют сложные отчеты за минуты, сводят к нулю количество ошибок в документах и выводят контроль расхода материалов на новый уровень. Как непрофессиональным RPA-разработчикам это удалось и какую пользу приносят их роботы – рассказали в кейсах. 

1. Персональный RPA-робот экономиста сократил время формирования 

отчета в 10 раз

Ведущий экономист управления снабжения и обеспечения ПАО «ММК» Алексей Бобылев автоматизировал рутинную задачу с помощью RPA-технологии. Разработанный им персональный RPA-робот сократил время формирования еженедельного отчета для закупки светильников в цеха комбината и дочерние общества с 50 минут до 5 – это в 10 раз быстрее!

Раньше при обработке данных существовал высокий риск опечатки: в документах встречались сотни похожих номеров, отличающихся всего одной цифрой: например, СНБ|525|00057665 и СНБ|525|00057655. Последствие такой ошибки – заказ совсем другой позиции из каталога, сложные процедуры возврата и т.д.

RPA-робот полностью решил эту проблему. Он сравнивает и переносит данные из отчета, содержащего 304 строки, с точностью в 100%. Риск допустить ошибки полностью исключен.

1. Открывает интернет-браузер, переходит на сайт платформы для бизнес-аналитики – BI-cистема «SAP BusinessObjects InfoView».
2. Выгружает отчет по сводной потребности на обеспечение по месяцам и пересохраняет файл в формат, «понятный» роботу.
4. Сравнивает построчно данные в двух файлах: из BI-системы и с файлом на компьютере пользователя (База). Дополняет выгруженный файл необходимой информацией из Базы.
5. Сохраняет обработанный файл на компьютере пользователя.

2. RPA-робот специалиста службы персонала автоматически рассчитывает загруженность сотрудников

Специалист управления мотивации персонала ПАО «ММК» Антон Алипов разработал персонального RPA-робота, который полностью исключил ручные расчеты при определении загруженности персонала и сократил время выполнения процесса с 90 минут до 90 секунд. После роботизации стало возможно проводить оценку загруженности персонала чаще – по запросу, а не по графику.

Ранее эту задачу специалист выполнял 1–3 раза в месяц и тратил до 1,5 часа в день. Антону приходилось вручную выгружать табель из КИС, затем искать нужные штатные позиции и на калькуляторе подсчитывать фактически отработанные часы каждого специалиста. Минимальное количество столбцов в документе Excel – 49. Человек обрабатывал один столбец за 1 минуту, робот – за 1 секунду.

1. Запрашивает у пользователя исходные данные табеля: название выгружаемого файла, график работы, номер штатной позиции и баланс рабочего времени.
2. Выгружает из КИС текстовый файл, конвертирует его в таблицу и сохраняет в формате Excel.
3. Фильтрует таблицу, оставляя только строки с нужной информацией, и определяет последнюю строку для дальнейшего расчета суммы и фактической численности в смену.
4. Рассчитывает фактическую численность и сохраняет итоговый файл с результатами на компьютере пользователя.

3. RPA-робот инженера по организации труда ускорил перенос данных по отпускам на 40%

Ведущий инженер по организации и нормированию труда ООО «МРК» (Группа ММК) Ольга Чернева разработала персонального RPA-робота и назвала его «ROBOTPUSK». Цифровой помощник полностью автоматизировал перенос данных по ежегодным оплачиваемым отпускам из Excel в КИС Oracle. Теперь информация вносится без участия человека. Время выполнения процесса сократилось на 40%, а риск ошибок сведен к нулю.

До роботизации ввод данных по отпускам выглядел так: специалист выполнял минимум шесть последовательных операций по переносу данных для каждого работника. В ручном режиме на заполнение одной строки уходило 12 секунд, RPA-робот делает это за 5,8 секунды.

1. Получает исходные данные из файла Excel.
2. Подключается к КИС Oracle.
3. Открывает нужное окно, запускает приложение «Планирование отпусков».
4. Переносит данные из Excel в систему.

4. RPA-робот по расчету персонала выполнил 4-часовую задачу за 5 минут и полностью исключил потерю данных

Инженер по организации и нормированию труда Алексей Пузин роботизировал еженедельный отчет по внесению данных по персоналу для производительности труда. Процесс, который раньше занимал 4 часа, RPA-робот выполняет за 5 минут.

До роботизации процесс значительно замедляли еще два фактора: ожидание необходимой информации занимало более двух часов, а иногда из-за нестабильной работы информационной системы возникали ошибки при сохранении файлов, что повышало риск потери данных.

1. Выгружает из КИС Oracle нужные файлы.
2. Перебирает их, сортирует данные по заданным фильтрам (при необходимости).
3. Очищает предыдущие данные из файла для отчета на компьютере пользователя.
4. Вносит актуальные данные по численности персонала в итоговый отчет и сохраняет файл.

5. RPA-робот в управлении закупками автоматизировал контроль расхода материалов и ускорил обработку данных в 24 раза

Ведущий специалист управления вспомогательных материалов ПАО «ММК» Виталий Рожков разработал персонального RPA-робота «ЛКМ-помощник» для автоматизации обработки данных по расходу лакокрасочных материалов из системы. Время выполнения регулярного важного отчета сократилось с 5 часов до 12 минут! Но главная ценность робота, по мнению его разработчика, в том, что роботизация процесса позволила своевременно выявлять отклонения фактического расхода от целевого уровня и формировать архив базы отчетов.

До внедрения RPA-робота Виталий ежемесячно выгружал и обрабатывал отчетные данные по каждому поставщику вручную. Задача включала выгрузку данных, группировку по видам материалов и расчет средневзвешенного показателя за период. На каждого из пяти поставщиков уходило в среднем до 60 минут времени. Кроме того, требовалась регулярная выгрузка отчета, что создавало проблему с перераспределением ответственности на время отсутствия сотрудника. Высокая транзакционная нагрузка не позволяла оперативно получать срезы данных в течение текущего месяца.

1. Запрашивает у пользователя период отчета.
2. Открывает в интернет-браузере необходимую страницу в системе по заданному URL-адресу.
3. Вводит заданный период, выбирает поставщика и открывает таблицу данных.
4. Фильтрует таблицу по каждому уникальному номеру и сохраняет на отдельном листе файла Excel.
5. Рассчитывает итоговую сумму по столбцам.
6. Сохраняет обработанную информацию в Excel.

6. RPA-робот снабженца исключил риск потери отклоненных заявок

Ведущий специалист управления вспомогательных материалов ПАО «ММК» Николай Росляков разработал персонального RPA-робота, который полностью автоматизировал ежедневный анализ отклоненных заявок в КИС. Цифровой помощник обеспечивает 100% точность поиска отклоненных заявок и исключает риск потери данных.

До роботизации процесса Николаю приходилось ежедневно анализировать рабочий список уведомлений, чтобы не пропустить отклоненные заявки. При ручном просмотре существовала вероятность пропустить важную информацию или ошибиться в отборе данных. Процесс, который раньше занимал 10 минут ежедневно, теперь выполняется за 2 минуты – экономия 40 минут рабочего времени в неделю.

1.Открывает интернет-браузер, авторизуется в КИС Oracle, запускает систему.
2. Вводит параметры поиска в форму «Сводка заявок».
3. Сохраняет полученный список с номерами заявок в файл Excel.
4. Читает таблицу, удаляет повторяющиеся номера заявок (оставляет только уникальные).
5. Отправляет файл с уникальными номерами заявок пользователю через Outlook.